Η Aambience Services είναι μια καινοτόμος εταιρεία, η οποία παρέχει υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPO) και υπηρεσίες τεχνολογίας (Information Technology). Αυτό που μας ξεχωρίζει είναι η έντονη επιθυμία μας να αμφισβητήσουμε το status quo, να εμπνεύσουμε και να δημιουργήσουμε πρωτοποριακές λύσεις. Χτίζουμε σχέσεις εμπιστοσύνης με τους πελάτες μας, σε γερές βάσεις ποιότητας και τεχνογνωσίας, παρέχοντας παράλληλα υπηρεσίες υψηλής ποιότητας.

Περιγραφή Θέσης

Αναζητούμε, για λογαριασμό πελάτη μας στον χώρο των PropTech & Real Estate Services, έναν/μια Back Office Operations Officer για την υποστήριξη της καθημερινής λειτουργίας της ομάδας και τη συστηματική παρακολούθηση υποθέσεων, εργασιών και εκκρεμοτήτων.

Ο ρόλος περιλαμβάνει τον συντονισμό με εσωτερικές ομάδες και εξωτερικούς συνεργάτες, τη συλλογή και οργάνωση πληροφοριών και εγγράφων, καθώς και τη συνεχή ενημέρωση των εταιρικών συστημάτων.

Βασικός στόχος του ρόλου είναι να διασφαλίζει ότι κάθε υπόθεση παρακολουθείται αποτελεσματικά, έχει σαφή επόμενα βήματα και οι απαιτούμενες ενέργειες ολοκληρώνονται έγκαιρα και σωστά.

Κύριες Αρμοδιότητες

Καταχώρηση και συνεχής επικαιροποίηση στοιχείων υποθέσεων στην εταιρική πλατφόρμα.
Συλλογή, ταξινόμηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων και πληροφοριών.
Έλεγχος της πληρότητας και ακρίβειας των δεδομένων και εντοπισμός ελλείψεων ή λανθασμένων καταχωρήσεων.
Παρακολούθηση εκκρεμών εγγράφων, πληροφοριών και ενεργειών ανά υπόθεση.
Καταγραφή της τελευταίας εξέλιξης και των επόμενων ενεργειών.
Επικοινωνία με εκκαθαριστές και λοιπούς εξωτερικούς συνεργάτες για τη συλλογή στοιχείων, εγγράφων και ενημερώσεων.
Υποστήριξη της επικοινωνίας με τη συνεργαζόμενη δικηγορική εταιρεία για την παρακολούθηση εκκρεμών ενεργειών και τη συλλογή σχετικών εγγράφων.
Αποστολή υπενθυμίσεων για εκκρεμή στοιχεία και ενέργειες.
Ενημέρωση για σημαντικές καθυστερήσεις, ελλιπή στοιχεία ή περιπτώσεις που απαιτούν περαιτέρω χειρισμό.
Υποστήριξη διαδικασιών όπως αλλαγές ή αντικαταστάσεις εκκαθαριστών και ενημέρωση των σχετικών στοιχείων.
Προετοιμασία και ενημέρωση Excel αρχείων και report.
Διενέργεια τακτικών ελέγχων ποιότητας των δεδομένων που τηρούνται στην πλατφόρμα.
Υποστήριξη της ομάδας σε καθημερινές και ad hoc εργασίες.

Requirements

Αναζητούμε έναν οργανωτικό, συνεπή και proactive συνεργάτη, ο οποίος μπορεί να αναλάβει ownership της καθημερινής παρακολούθησης των υποθέσεων και να διασφαλίζει ότι καμία σημαντική ενέργεια δεν μένει σε εκκρεμότητα.

Πολύ καλή οργάνωση και προσοχή στη λεπτομέρεια.
Ικανότητα διαχείρισης μεγάλου όγκου δεδομένων, εγγράφων και εκκρεμοτήτων.
Συνέπεια στην τήρηση διαδικασιών και προθεσμιών.
Ικανότητα συστηματικής παρακολούθησης εργασιών και follow-ups.
Πολύ καλή γνώση Microsoft Excel.
Άνεση στη χρήση πληροφοριακών συστημάτων και ψηφιακών εργαλείων.
Ικανότητα εντοπισμού ελλιπών ή λανθασμένων πληροφοριών.
Καλή ικανότητα οργάνωσης και ιεράρχησης εργασιών.
Άνεση στην τηλεφωνική και γραπτή επικοινωνία με συνεργάτες.
Πολύ καλή γνώση ελληνικών και καλή γνώση αγγλικών.
Υπευθυνότητα, συνέπεια και διάθεση συνεργασίας.

Επιθυμητή Εμπειρία

Θα θεωρηθεί σημαντικό πλεονέκτημα προηγούμενη εμπειρία σε έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω τομείς:

Back Office / Operations
Legal Back Office / Legal Operations
Διαχείριση και καταχώρηση δεδομένων ή εγγράφων
Δικηγορική εταιρεία ή εταιρία διαχείρισης χαρτοφυλακίων απαιτήσεων

Επιπλέον προσόν αποτελεί η εξοικείωση με:

Ν. 3869/2010
Υποθέσεις εκκαθάρισης
Διαδικασίες αναγκαστικής εκτέλεσης
Παρακολούθηση δικαστικών ή νομικών ενεργειών

Benefits

Ανταγωνιστικό πακέτο σταθερών αποδοχών.
Bonus scheme βάσει επίτευξης στόχων
Νοσοκομειακό πρόγραμμα ασφάλισης
Σύγχρονο και υποστηρικτικό εργασιακό περιβάλλον
Συνεχή εκπαίδευση και ανάπτυξη δεξιοτήτων